การใช้งาน Windows Explorer เพื่อจัดการกับไฟล์และโฟลเดอร์

การใช้งาน Windows Explorer เพื่อจัดการกับไฟล์และโฟลเดอร์
การจัดการกับไฟล์และโฟลเดอร์นี้ คิดว่าส่วนใหญ่ผู้ที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ ที่ใช้งานกันมานาน ๆ แล้วก็คงจะพอทำเป็นกัน อยู่แล้วนะครับ ในที่นี้จะขอนำมาอธิบายอีกครั้ง เพื่อเป็นแนวทางสำหรับผู้ที่เพิ่งเริ่มต้นใช้งานคอมพิวเตอร์ ซึ่งผมเองคิดว่าหลาย ๆ คนอาจจะยังไม่ทราบวิธีการต่าง ๆ ในการจัดการไฟล์เหล่านี้ หรือว่าจะก็อปปี้อย่างไร จะลบอย่างไร จะเคลื่อนย้ายอย่างไรนะครับ

มาทำการสำรวจเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้ งานกัน ว่ามีไฟล์หรือโฟลเดอร์อะไรอยู่บ้าง และจะจัดการย้าย ลบ หรือก็อปปี้ ข้อมูลเหล่านี้ได้อย่างไรบ้าง แต่ก่อนที่จะเข้าเรื่องของไฟล์ต่าง ๆ มาดูก่อนว่า เครื่องคอมพิวเตอร์ ของเรานั้นมีอะไรบ้าง ที่ใช้สำหรับเก็บข้อมูล เริ่มต้นจากการกดดับเบิลคลิกที่ My Computer เพื่อดูทั้งหมดโดยรวมก่อน

จากรูป จะเห็นว่าใน My Computer จะประกอบด้วยอุปกรณ์ต่าง ๆ ดังนี้
1. 3.5 Floppy (A:) คือ Floppy Disk Drive สำหรับใช้งานกับแผ่น Floppy Disk
2. Partition 1 (C:) คือฮาร์ดดิสก์พาร์ติชันแรก จะมีชื่อเรียกว่าเป็น Drive C:
3. Partition 2 (C:) คือฮาร์ดดิสก์พาร์ติชันที่สอง จะมีชื่อเรียกว่าเป็น Drive D:
4. (E:) คือไดรฟ์ของ ซีดีรอม นั่นเอง
5. ส่วนประกอบอื่น ๆ จะยังไม่สนใจนะครับ เอาแต่เฉพาะพวกไดรฟ์ที่ใช้เก็บข้อมูลต่าง ๆ ก่อน

หาก ต้องการดูข้อมูลของแต่ละไดรฟ์ ว่ามีขนาดจำนวนเท่าไร ใช้งานไปแล้วเท่าไร ก็สามารถทำได้โดยเลือกที่เมนู File และ Properties เพื่อดูรายละเอียด

จาก ตัวอย่างตามรูป จะเห็นว่าเป็นฮาร์ดดิสก์ Drive C ขนาด 1.49GB ใช้งานไปแล้ว 1.29GB เหลือพื้นที่ว่างอยู่ 205MB มีชื่อ Volume Label เป็น “PARTITION 1″ และใช้ระบบ FAT32

หากต้องการที่จะดูรายละเอียดของไฟล์หรือ โฟลเดอร์ที่มีอยู่ในไดรฟ์ต่าง ๆ ก็สามารถทำได้ โดยการกดดับเบิลคลิก เข้าไปในไดรฟ์ที่ต้องการ เช่นที่ Drive C:

จะเห็นรายละเอียดของไฟล์และโฟล์เดอร์ต่าง ๆ (ข้อมูลที่เห็นอาจจะมีรูปร่างไม่เหมือนกับตัวอย่างนี้ แต่สามารถเลือกรูปแบบ การแสดงไฟล์ ให้เป็นแบบต่าง ๆ ได้โดยการเลือกที่เมนู Views เพื่อเลือกรูปแบบต่าง ๆ ได้) ก่อนอื่นมาทำความรู้จักกับ ไฟล์ และโฟลเดอร์ กันก่อน

ไฟล์ (File) คือส่วนที่ใช้สำหรับเก็บข้อมูลต่าง ๆ เป็นไฟล์ ซึ่งจะมีหลายชนิดเช่น ไฟล์เก็บตัวอักษรก็จะเป็น Text Document หรือไฟล์ของโปรแกรมก็จะเป็น Application และไฟล์อื่น ๆ อีกมากมายตามชนิดของข้อมูลนั้น ๆ จากตัวอย่างตามรูป เช่น Autoexec, Command, Frontpg.log ฯลฯ

โฟลเดอร์ (Folder) คือส่วนที่ทำการสร้างขึ้นมาพิเศษ สำหรับแยกเก็บไฟล์ต่าง ๆ เพื่อความเป็นระเบียบ โฟลเดอร์ไม่ใช่ไฟล์นะครับ แต่มองภาพง่าย ๆ คล้ายกับกล่องที่ใช้เก็บไฟล์ เพื่อให้สามารถแยกสัดส่วนการเก็บให้เป็นระเบียบได้มากขึ้น เช่นโฟลเดอร์ของ Windows ก็จะเก็บไฟล์ต่าง ๆ ที่เป็นระบบของ Windows นอกจากนี้ภายในโฟลเดอร์ ก็ยังสามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อย ลึกลงไปอีกหลาย ๆ ชั้นลงไปได้อีกด้วย ลองดับเบิลคลิกที่โฟลเดอร์ Program Files ดูจะเห็นลักษณะโครงสร้างด้านในของโฟลเดอร์นั้น ๆ

จะเห็นว่า ด้านในของ C:\Program Files ลึกเข้าไปก็จะประกอบด้วยโฟลเดอร์ต่าง ๆ ย่อยลงไปอีก ที่ใช้สำหรับแบ่ง การเก็บไฟล์ต่าง ๆ ให้แยกกันออกไป พอเข้าใจนะครับ อย่าลืมนึกภาพง่าย ๆ ว่าโฟลเดอร์ ก็คือกล่องต่าง ๆ สำหรับใส่ไฟล์นั่นเอง

การสร้างโฟลเดอร์ขึ้นมาใหม่ ทำได้โดยการเลือกที่เมนู File เลือกที่ New และ Folder ซึ่งครั้งแรกจะมีการตั้งชื่อเป็น New Folder เสมอ เราสามารถทำการเปลี่ยนชื่อได้โดยการกดปุ่ม F2 บนคีย์บอร์ดและเปลี่ยนชื่อได้ตามต้องการ ส่วนการลบ ก็ทำได้โดยใช้เมาส์กดเลือกที่ Folder นั้นและเลือกที่เมนู Delete หรือกดปุ่ม DEL บนคีย์บอร์ดก็ได้ ทดลองสร้าง โฟลเดอร์ขึ้นมาใหม่ และทดลองลบกันดู เพื่อความเข้าใจยิ่งขึ้น

การดูรายละเอียดต่าง ๆ ของไฟล์หรือโฟลเดอร์ ก็สามารถทำได้โดยการเลือกที่ไฟล์นั้น ๆ และเลือกเมนู Properties ได้เช่นเดียวกัน ซึ่งจะเห็นรายละเอียดต่าง ๆ ของไฟล์หรือโฟลเดอร์นั้น ๆ

เช่น การดูรายละเอียดของ C:\Program Files จะเห็นขนาดของไฟล์ทั้งหมด จำนวนไฟล์ที่เก็บอยู่ในโฟลเดอร์นี้ นอกจากนั้นยังมีส่วนของ Attributes อีกด้วย ซึ่งมีความหมายดังนี้

Read-only คือไฟล์หรือโฟล์เดอร์ที่สามารถอ่านได้อย่างเดียว จะเขียนหรือลบไม่ได้
Hidden คือไฟล์หรือโฟลเดอร์ ที่มีการซ่อนไว้ โดยปกติจะมองไม่เห็น นอกจากจะกำหนดให้แสดง Hidden File ด้วย
Archive คือไฟล์หรือโฟลเดอร์สำหรับแสดงว่าเป็นไฟล์ธรรมดาทั่ว ๆ ไป
System คือไฟล์หรือโฟลเดอร์ ที่แสดงว่าเป็นไฟล์ของระบบ

หากต้องการที่จะเปลี่ยน Attributes เหล่านี้ก็ใช้เมาส์กดเลือกหรือยกเลิกได้ตามต้องการเลยครับ

การใช้เมนู Cut, Copy และ Paste

วิธี การที่จะทำการก็อปปี้หรือย้ายไฟล์หรือโฟลเดอร์ต่าง ๆ ให้ไปอยู่ในที่ ที่ต้องการแบบง่าย ๆ ที่สุดก็คือ การใช้เมนูเหล่านี้ มาดูความหมายของเมนูต่าง ๆ กันก่อน

Cut คือการตัดหรือย้ายไฟล์ที่ทำการเลือกไว้ ให้ไปเก็บในหน่วยความจำเพื่อเตรียมสำหรับกรณีที่ต้องการย้ายไฟล์ไปเก็บไว้ที่อื่น

Copy คือการก็อปปี้ไฟล์ที่ทำการเลือกไว้ ให้ไปเก็บในหน่วยความจำเพื่อเตรียมสำหรับกรณีที่ต้องการก็อปปี้ไฟล์ไปเก็บไว้ที่อื่น

Paste คือการนำเอาไฟล์ ที่ได้ทำการ Cut หรือ Copy เก็บไว้ในหน่วยความจำนั้น มาวางบนโฟลเดอร์หรือไดรฟ์ที่ต้องการ

มาดูตัวอย่างแบบง่าย ๆ กันนะครับ

หลังจากนั้น ก็กดที่ Paste เพื่อทำการวางไฟล์ที่ก็อปปี้ไว้ มาวางไว้ในตำแหน่งที่ต้องการ เท่านี้ก็เรียบร้อยแล้วครับ

สมมติ ว่าต้องการที่จะทำการก็อปปี้ไฟล์ Command ไปเก็บไว้ที่อื่น ก็ใช้เมาส์กดเลือกให้เป็นแถบดำ ๆ ที่ไฟล์ Command (หากต้องการทำทีละหลาย ๆ ไฟล์ ก็เลือกได้โดยการกดปุ่ม Ctrl หรือ Shift ค้างไว้ด้วยพร้อม ๆ กับการกดเมาส์เพื่อเลือกทีละหลาย ๆ ไฟล์) และกดที่เมนู Copy ด้านบน เพื่อทำการก็อปปี้ไฟล์นี้ไปเก็บไว้ในหน่วยความจำ

หลังจากนั้น ก็เปลี่ยนโฟลเดอร์เข้าไปยังที่ ที่ต้องการจะนำไฟล์ที่ได้ก็อปปี้แล้วนี้ไปวางไว้ เช่นที่ My Document

ในส่วนของการ Cut ก็จะมีวิธีการใช้งานเหมือนกับการ Copy แต่การ Cut นั้นจะมีการลบไฟล์ต้นฉบับนั้นทิ้งไปด้วย หรือเรียกว่าเป็นลักษณะของการย้ายไฟล์นั่นเอง ระวังและเลือการทำงานหรือใช้งานให้ถูกนะครับ

นอกจากนี้ หากมีการลบไฟล์หรือโฟลเดอร์ต่าง ๆ ไปแล้วเกิดการเปลี่ยนใจ จะเรียกไฟล์นั้นคืนมา ก็สามารถทำได้โดยการเปิดจาก Recycled Bin จากหน้า Desk Top นะครับ ซึ่งหากเป็นการเพิ่งลบไม่นานนัก และยังไม่ถูกล้างออกไป ก็จะยังสามารถทำการกู้ไฟล์ที่ลบไปนั้นกลับคืนมาได้ โดยการเลือกที่ไฟล์นั้นและเลือกที่ Restore

โดยปกติแล้วไม่ควรจำไป ยุ่งหรือไปทำการ Empty Recycled Bin นะครับ เพราะว่า Windows มีการตั้งขนาดของ Recycled Bin และทำการ Empty โดยอัตโนมัติอยู่แล้ว เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลของเราเอง และจะได้ไม่ต้องมาตั้งคำถามว่า “จะกู้ไฟล์ที่ลบและ Empty Recycled Bin ไปแล้วได้อย่างไร” ยกเว้นว่าต้องการพื้นที่ของฮาร์ดดิสก์นั้น มาใช้งานจริง ๆ เท่านั้น

ก็พอเป็นแนวทางสำหรับผู้ที่เริ่มต้นใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ ทดลองทำด้วยตัวเองดู แล้วจะเข้าใจมากขึ้นครับ